Revista XXVII No. 4 de 2020

Notaría 100% digital: el secreto es una validación de identidad segura

Notaría 100% digital: el secreto es una validación de identidad segura

Héctor José García, director del Observatorio de Gobierno y TIC de la Universidad Javeriana. Presidente de Camerfirma Colombia www.camerfirma.com.co

Resumen 

La creación de las notarías digitales ya es una realidad en Colombia, posibilitando que los ciudadanos puedan realizar trámites ante estas entidades sin que sea necesaria su presencia física en la sede. No obstante, para garantizar la confianza, credibilidad y sostenibilidad de la digitalización de las notarías es pertinente que se adopten mecanismos de autenticación digital que permitan brindar certeza acerca de la identidad de las personas intervinientes, en concordancia con lo establecido en el Modelo de Servicios Ciudadanos Digitales.

Abstract 

The creation of digital notaries is already a reality in Colombia, enabling citizens to carry out procedures before these entities without their physical presence at the headquarters. However, in order to guarantee the trust, credibility and sustainability of the notaries digitalization it is pertinent to implement digital authentication mechanisms that provide certainty about the identity of the persons involved. All this according to the provisions of the Digital Citizen Services Model.

Palabras Clave: Autenticación, Seguridad Digital, Notaría Digital.

Recientemente se inauguró la primera notaría que contará con más de 400 servicios de forma virtual, facilitando la vida de los ciudadanos, quienes ya no tendrán que desplazarse presencialmente para realizar sus trámites. No obstante, aún no hemos llegado a tener una notaría 100% digital. Para allá vamos, sin duda, pero para eso primero hay que implementar mecanismos de autenticación con niveles de confianza altos y muy altos en combinación con certificados de firma digital, cédula de ciudadanía digital y biometría facial. Esto dado que para realizar trámites en el sector notarial de forma digital no basta con efectuar un registro mediante usuario y contraseña y manifestar el consentimiento mediante uno o dos clicks, algo que sucede a menudo en el comercio electrónico (Fortich, 2018). Sólo usando mecanismos robustos de autenticación se garantizará la seguridad para los usuarios y notarios.

Al respecto, es pertinente resaltar que el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MinTIC) estableció el eje transversal de la Política de Gobierno Digital: El Modelo de los Servicios Ciudadanos Digitales, los cuales son consagrados normativamente (Decreto 620 de 2020), son de obligatorio cumplimiento para los notarios y en donde se fijan cuatro grados de confianza o niveles de garantía para el servicio de autenticación digital. Estos niveles se clasifican en bajo, medio, alto y muy alto, los cuales se materializan así:

Tabla 1: Grados de confianza y mecanismos de autenticación

Elaboración propia con base en parámetros del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (p. 80). Guía de Lineamientos de los Servicios Ciudadanos Digitales, Septiembre de 2020.

La escogencia de cada uno dependerá del análisis que hagan las notarías respecto de cada trámite, teniendo en cuenta la criticidad del mismo y los riesgos asociados a una inadecuada implementación de los Servicios Ciudadanos Digitales, tales como la suplantación de identidad, las atribuciones legales no verificadas (toma de decisiones sin tener certeza de la identidad del ciudadano) falsos positivos electrónicos (certificación de identidad sin que se utilicen bases de datos apropiadas) o incidentes de seguridad. (Romero, 2020)

Se debe tener en cuenta que las actividades de las notarías impactan directamente en los derechos constitucionales fundamentales de los ciudadanos (Flores, 2016), tales como el estado civil e identidad (trámites asociados al registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción) o propiedad (proceso de compraventa de bienes sujetos a solemnidades como los bienes inmuebles, cuya negociación debe realizarse por medio de escritura pública), además de la función fedante inherente a la actividad notarial (Corte Constitucional de Colombia, Sentencia C-029 de 2019).

El riesgo de suplantación de identidad en trámites notariales es palpable y genera graves perjuicios para las víctimas de esta conducta (Alarcón, 2016), en actuaciones tales como una escritura pública, la celebración de un matrimonio, el otorgamiento de un poder general/especial o una declaración extra juicio, entre otros, comportan un nivel de riesgo alto y muy alto, lo cual obliga a contar con mecanismos de autenticación de nivel alto y muy alto. Mientras que, por el contrario, para el trámite de autenticación de copias, por ejemplo, que no requiera la validación de identidad de la persona que lo realice, el nivel de riesgo es medio y se podrá hacer uso de un mecanismo de autenticación de nivel medio. 

La aplicación de lo establecido en el Decreto 620 de 2020 se materializó en el sector notarial a través de las Resoluciones 11 y 12 del año 2021, expedidas por la Superintendencia de Notariado y Registro, donde se dictan directrices para la prestación del servicio notarial por medios electrónicos y las pautas para transferir el archivo digital de los actos notariales. 

En esta normatividad se indica que el proceso de autenticación y enrolamiento se llevará a cabo a través de un proceso de registro, con validación de la información en el Archivo Nacional de Identificación de la Registraduría, procediendo a verificar la información mediante mensajes al celular y al correo electrónico que sea registrado. Adicionalmente, para la expedición de mecanismos digitales se debe realizar la identificación a través de la cédula de ciudadanía digital o biometría en virtud de los que disponga la Registraduría. 

La trascendencia de este tipo de trámites obliga a que, al menos para algunos de ellos, se adopten esquemas de autenticación que se basen en grados de confianza alto y muy alto. En la práctica, ello implica que estos procedimientos ante las notarías deban llevarse a cabo por medio de certificados digitales de firma digital emitidos por Entidades de Certificación Digital (grado alto), en combinación con la presentación de la cédula de ciudadanía digital y un proceso de validación biométrica con test de vida o live detection (grado muy alto), -el cual se basa en la detección de puntos característicos del rostro- y, en todo caso, cotejando la información contra las bases de datos de la Registraduría.

Figura 1: Resultado final de localización de puntos característicos en un proceso de biometría facial (señalados en rojo).

Tomado de: Vilda, C. C., & Pardos, E. C. (2009) (p. 106) Verificación biométrica facial mediante información 2D y 3D. Óptica pura y aplicada, 42(2).

Al contrastar estos métodos con los adoptados por la Superintendencia de Notariado se encuentra que, aun cuando se atienden directrices del Decreto 620, el modelo de autenticación debe ser complementado con la incorporación de certificados digitales no solo para el notario sino también para el usuario, en combinación con la cédula digital y la biometría facial. Adelantar trámites de alto riesgo como lo es un proceso de compra venta de inmueble sin el uso de mecanismos alto y muy alto, no solo desconoce las directrices del D.620, sino que pone en grave riesgo la autenticidad del trámite, generando la posibilidad de repudio y, por ende, de la invalidez del documento electrónico (Flo, 2014). 

En resumen, se resalta la modernización del sector notarial a través de la incorporación de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Sin embargo, para que dicha modernización sea exitosa se deben adoptar esquemas de autenticación que permitan brindar credibilidad y seguridad a las notarías digitales, así como cumplir con el Modelo de Servicios Ciudadanos Digitales. Esta necesidad se debe a que mecanismos fuertes de autenticación digital brindan mayor seguridad que un esquema de enrolamiento y firma electrónica simple con niveles bajo o medio de confianza de cara al trámite virtual, lo que genera la posibilidad de repudio de la transacción. 

Se debe llegar al punto de realizar trámites 100% digitales, sin necesidad de acudir a la notaría, pero ello sólo será posible si se implementan mecanismos de autenticación alto y muy altos que permitan hacer un proceso de validación 100% on line a través de la combinación de certificados de firma digital, cédula digital y biometría facial más test de vida, siempre consultando las bases de datos biométricas y biográficas de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

REFERENCIAS 

Alarcón Farías, C. I. (2016). La suplantación de identidad en los trámites notariales de compra venta de bienes muebles e inmuebles y el perjuicio patrimonial del adquiriente. Tesis de Maestría Universidad de los Andes de Colombia. 

Flo, G. D. (2014). La validez jurídica de los documentos electrónicos en Colombia a partir de su evolución legislativa y jurisprudencial. Verba luris, (31), 43-71. 

Flores, J. S. (2016). El notario como garante de los derechos de las personas: reflexiones sobre los beneficios de la función notarial en el ámbito de las personas como entes sujetos de derechos y obligaciones. In Iure, 1, 150-175. 

Fortich, S. (2018). Formalismo contemporáneo y protección del consentimiento contractual. Universidad Externado de Colombia 

Romero Mondragón, N. S. (2020). Generación de identidad digital para el acceso a los servicios ciudadanos digitales en Colombia. Tesis de Maestría Universidad de los Andes de Colombia. 

Vilda, C. C., & Pardos, E. C. (2009). Verificación biométrica facial mediante información 2D y 3D. Óptica pura y aplicada, 42(2).

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